L’organisation cette inconnue ? La découvrir, la piloter à l’aide de la systémique

Une soirée de présentation sur l’approche systémique des organisations par GIROS,
le Groupe d’Intervention et de Recherche en Organisation des Systèmes,
le lundi 7 avril à partir de 18h à l’Institut Equilibrio. L’article d’ Andrée Piecq

En 2014, les maîtres mots de l’organisation sont :

  • informer,
  • former,
  • responsabiliser,
  • motiver
  • impliquer l’ensemble de ses collaborateurs.

Comment arriver à concilier les ambitions des organisations, les motivations du personnel,
les nécessités du contexte qui devraient être cohérentes
mais qui parfois  sont  discordantes et contradictoires ?

Un exemple frappant  est l’évolution de la fonction du RH , d’administrateur du personnel à celle de gestionnaire. Actuellement  il  fait intrinsèquement partie du processus de changement de l’organisation.

Piloter l’organisation ?

Sa participation au comité de direction le conduit à collaborer à l’élaboration de la vision prospective de l’entreprise.  Il coopère à l’établissement des stratégies retenues par le comité de direction pour piloter l’organisation. Piloter l’organisation signifie être conscient des difficultés traversées, être capable de diagnostiquer  l’état de la structure organisationnelle en vue de l’amener vers un changement ou la ramener, la garder  à un état d’équilibre qui permet à l’ensemble des membres de l’organisation de reprendre leur souffle. Les managers également ont vu leur fonction changer.

Travailler avec l’analyse systémique comme référent bouscule la logique traditionnelle et introduit une perspective différente. Elle introduit le regard kaléidoscopique dont les multiples facettes en font la richesse.

Observer l’organisation à l’aide du  regard systémique nécessite d’être ouvert au contexte actuel, de comprendre celui d’hier et de se projeter dans celui de demain.

Avant de parler de l’analyse systémique, il semble intéressant d’expliciter ce qu’ elle est et quelle est son origine.

Analyse Systémique ?

L’analyse systémique considérée comme un des principaux courants de pensée du 20e siècle. Elle  a provoqué une véritable révolution en faisant passer les chercheurs de la pensée causale, linéaire, déductive des philosophes grecs et de Descartes, à une pensée probabiliste, multiconditionnelle, multifactorielle et multidirectionnelle.

L’analyse systémique est née de l’interaction de plusieurs domaines de recherche tels que les modèles physiques et la pensée logico-mathématique, les modèles biologiques, les modèles psychologiques nés des théories de l’apprentissage, de la psychologie cognitive et de la psychologie de la forme, les modèles anthropologiques et sociologiques,  les modèles issus de la cybernétique et des théories de l’information.

Les deux grands noms du début de ce courant de pensée sont :  Gregory Bateson, zoologiste, botaniste, chimiste, physiologiste, anthropologue  qui a permis une nouvelle conceptualisation des sciences humaines grâce à la théorie écosystémique de la communication et Ludwich von  Bertalanffy professeur de psychologie et biologiste qui a écrit en 1968 « La Théorie générale des systèmes ».

La pensée  systémique pénètre de plus en plus la dynamique des organisations, par le biais de formations s’adressant aux RH, aux managers et par le biais d’interventions faites par des services spécialisés.

Le systémicien utilise principalement : l’observation des comportements qui sous-tendent l’analyse des lois, des interactions qui se passent à l’intérieur du système. Il étudie le contexte ; les relations entre les différentes parties du système ; les relation entre le système et le contexte ; il observe l’application des règles  de fonctionnement du système (tant explicites que implicites) ; la manière dont la communication circule dans et hors du système ; son histoire etc..

Le systémicien va, via l’observation, découvrir les situations récurantes qu’elles soient fonctionnelles ou dysfonctionnelles.

Comment peut-on utiliser la pensée  systémique dans une organisation ?

andree-piecq-livreL’organisation est considérée comme un ensemble complexe, organisé, composé d’éléments qui s’articulent les uns avec les autres tenant compte de cette complexité.

La pensée de Descartes a conduit à regarder les organisations par le bout de la lorgnette analytique, atomiste qui consiste à chercher l’ultime élément. Pour appréhender un  problème compliqué et difficile elle va le simplifier au maximum  en le découpant en plusieurs éléments, apparemment simples, jusqu’à arriver à l’élément considéré comme le plus simple.

La pensée systémique, au contraire  considère la complexité de l’organisation.

Son objectif est de travailler sur les interactions qui définissent l’organisation. Sa finalité ne consiste pas à réduire un système complexe en un système simple. Sa finalité quels que soient  les  changements, quels qu’en soient les objectifs, qu’ils   relèvent de l’aménagement de la structure (de l’organisation),  ou de  sa mutation  vers une autre structure en maintient la complexité.

Introduire le changement dans l’organisation est considéré comme une demande de modification des contraintes imposées au système, à sa structure. Les changements  mis en oeuvre induisent et provoquent des réactions en chaîne.

L’expérience montre que tout problème a de multiples entrées, de multiples critères. Il n’est pas utile d’avoir accès à tous, ni  d’agir sur tous pour les influencer. Cependant toute modification de l’un entraîne automatiquement une modification des autres.

Le regard systémique

L’une ou l’autre variable choisie sera modifiée en fonction de  la stratégie appropriée en fonction du diagnostic posé. Le regard systémique rendra attentif à ce que la solution ne soit pas source d’un nouveau problème.

L’ampleur et la complexité de l’organisation rendent impossible d’analyser la totalité de la structure. Choisir ce mode d’intervention rendrait le RH, le consultant, le manager, le coach   impuissants. Ils seraient immanquablement submergés par une masse d’informations inextricables.  En fonction de son activité propre, l’organisation est incluse dans un contexte ; circonscrite par des frontières qui régulent le passage de l’information et  découpée en sous-systèmes. Chaque sous-système étant ou un isomorphe de l’organisation.

Les systémiciens de l’organisation travaillent à partir d’un recueil d’informations et d’observations qui les amènent à élaborer des hypothèses concernant les dualités, les ambivalences, les confusions, les contradictions, les polarités, les paradoxes…

Les stratégies de changement mises en oeuvre vont, même si elle ne touche qu’un seul critère, modifiées le système dans sa totalité.

Le DRH, le consultant, le manager le coach n’imposent pas et n’organisent pas,  ils transmettent  des modèles d’évaluation, de résolution de problèmes et de stratégies qui conduisent à l’émergence du changement.

Lorsqu’ils sont dans une fonction interne de l’organisation  ils accompagnent et pilotent la mise en chantier du changement émergé. En tant que consultants, en fonction du mandat, qu’ils reçoivent   ils jouent  ou ne jouent pas ce rôle de pilote.

12 principes directeurs

Les fonctions  du RH, consultants managers et coach vont permettre de  mobiliser l’intérêt de l’organisation  pour la  conduire  à faire naître des stratégies de changement qui correspondent à sa finalité. Leur travail conduit à l’actualisation  des potentialités, des ressources propres du système.  Ils vont  observer les « feedbacks» ; ils vont vérifier la fermeture des boucles  qui, si elles restent ouvertes , deviennent source  de confusion au niveau des rôles, des missions, des délimitations de frontières, des territoires, de la compréhension de la communication etc…

En conclusion : l’analyse systémique conduit les intervenants à prendre la position méta qui permet à  l’organisation d’utiliser toutes ses potentialités pour laisser place à l’émergence du changement ou du non changement si nécessaire.

Les systémiciens partent de l’observation des comportements observés (la position micro) et analysent l’organisation via des concepts utilisés en systémique, (la position méso) pour pouvoir en interaction avec le contexte atteindre la position macro ou méta.  C’est de cette position méta qu’il pourra faire des  hypothèses et vérifier le type d’interactions qui structurent l’organisation et ainsi la  conduire vers des stratégies d’aménagement ou de mutation.

andree-piecqCette approche systémique est déclinée en « 12 principes directeurs » et « l’évaluation circulaire des organisations » permettra d’avoir un feedback permanent  de son pilotage.

Ces éléments ont été observés et validés par un travail d’intervenant et de chercheur  de plus de 20 ans et théorisé dans « De la pensée systémique à la pratique de l’organisation – Le « Giroscope » publié chez l’Harmattan.

Andrée Piecq

L’Institut Equilibrio propose une formation sur l’approche systémique des organisations. Plus d’infos.